Gmailで特定条件のメールを受信したら、キーワードでGoogle 検索して担当者に通知する

‍■概要

特定のメールを受信するたびに、内容を確認して手動でGoogle検索を行う作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な情報収集は、自動化することで業務の効率を大きく改善できます。
このワークフローは、Gmailで特定の条件に合致したメールを受信すると、その内容に基づいてAIが検索キーワードを生成し、Google 検索を自動で実行します。検索結果は担当者へ自動で通知されるため、情報収集の初動を迅速化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定情報をもとに、手動でGoogle 検索を行っている情報収集担当者の方
• 競合の動向や市場のニュースなど、情報収集の初動を自動化したいと考えている方
• 手作業による検索漏れや確認漏れを防ぎ、情報収集業務の品質を安定させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からGoogle 検索、担当者への通知までの一連の流れが自動化され、手作業での情報収集に費やしていた時間を削減できます。
• 定型的ながらも重要な情報収集プロセスを自動化することで、検索漏れや確認の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle 検索をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール内容からGoogle 検索で利用する検索キーワードを生成します。
4. 次に、オペレーションでGoogle 検索を選択し、AIが生成したキーワードを用いて検索結果を取得します。
5. さらに、オペレーションで再度AI機能を設定し、取得した検索結果をもとに、担当者への通知文面を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された通知文を指定のメールアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、監視対象としたいメールを特定するためのキーワードや検索演算子を任意で設定してください。
• 一つ目のAIテキスト生成では、受信メールの内容から最適な検索クエリを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスクが変動する点にご注意ください。
• Google 検索のアクションでは、使用する検索エンジンIDや検索クエリを任意に設定することが可能です。
• 二つ目のAIテキスト生成では、取得した検索結果をどのように要約・整理し、通知文を作成するプロンプトを自由にカスタマイズできます。こちらもプロンプトの文字数で消費タスクが異なります。
• 最後のGmailでのメール送信アクションでは、送信先メールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した値を埋め込んだりするなどの設定が可能です。

■注意事項

• Gmail、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。