Google DriveでJPG画像ファイルがアップロードされたら、RPAでWordファイルに変換してDropboxに格納する
Google DriveでJPG画像ファイルがアップロードされたら、RPAでWordファイルに変換してDropboxに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Dropbox
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
JPG画像で受け取った資料やメモの内容を、手作業でWord文書に転記する業務に手間を感じていませんか。このような手作業でのファイル変換は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPGファイルをアップロードするだけで、RPAがWordファイルへの変換を自動的に実行し、指定のDropboxフォルダに格納するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JPG画像の内容をWordに書き起こす作業を、日常的に手作業で行っている方
- ファイル変換作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- Google DriveやDropboxを活用したファイル管理業務のさらなる効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- JPGからWordへのファイル変換が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より優先度の高い業務へ注力できます
- 手作業による転記ミスや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます
- オペレーションの分岐機能で、ダウンロードしたファイルがJPGである場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- データ変換機能を用いて、ファイル名をWord形式の拡張子に置換するなど、後続の処理に必要なデータ整形を行います
- オペレーションのRPA機能で、ダウンロードしたJPGファイルをWordファイルに変換するブラウザ操作を設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
- 分岐機能では、ファイルの種類やファイル名といった前段で取得した情報をもとに、処理を進める条件を自由にカスタマイズできます
- JPGからWordへ変換するRPAの操作内容は、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定することが可能です
- Dropboxへのファイルアップロード時には、格納先のフォルダパスや保存するファイル名を任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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