Outlookで受信した内容をもとに、boardに顧客を登録する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせなどの顧客情報を、都度手作業でboardに登録していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、その内容から顧客情報を自動でboardに登録するため、boardとOutlook間で行っていたデータ入力作業を自動化し、日々の顧客管理を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した顧客情報をboardへ手入力しており、作業を効率化したい方
• boardとOutlookを用いた顧客管理において、入力漏れやミスを防ぎたい方
• 顧客情報の登録作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでboardに顧客情報が自動登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信元で起動するよう条件を指定することも可能です
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から顧客名や連絡先など、登録に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用して新しい顧客を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や差出人などを任意で指定し、特定のメールを受信した時のみフローが起動するように設定してください
• テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに合わせて、顧客名や会社名、連絡先などのどの部分を抽出するかを任意で設定してください
• boardとの連携設定を行う際に、board側で発行した任意のAPIキーを設定してください

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■注意事項

• Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。