DropboxにDOCXファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

DOCX形式のファイルをPDFに変換する際、都度オンラインツールを使ったり手動で保存し直したりする作業に手間を感じていないでしょうか。変換作業は定期的であっても、積み重なると多くの時間を要します。
このワークフローは、指定のDropboxフォルダにDOCXファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でPDFに変換し、任意のフォルダへ保存します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropbox上でDOCXからPDFへのファイル変換を手作業で行っている方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、本来の業務に集中したい方
• 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点にPDFへの変換と保存が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作で起こりがちな、変換忘れや異なる場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の質を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定して、DOCXファイルを監視するフォルダを指定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する処理を行います
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、DOCXファイルがアップロードされる監視対象のフォルダパスや、処理対象としたい特定のファイル名を任意で設定してください
• ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで指定したフォルダのパスを正しく設定し、対象ファイルを特定できるようにしてください
• PDF変換後にファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるDropboxのフォルダパスを任意で設定してください。変換元とは別のフォルダを指定することも可能です

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691