Harvestで特定条件に合うTaskが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

プロジェクト管理ツールHarvestで新しいタスクが追加された際、チームへの共有を手作業で行っていませんか。このような手作業による共有は、時間がかかるだけでなく、重要なタスクの伝達漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、Harvestで特定の条件に合うタスクが追加されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知するもので、HarvestとTeamsを連携させることで、タスク共有の効率化を実現し、チームの生産性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HarvestとMicrosoft Teamsを活用し、プロジェクト管理を行っているマネージャーの方
• 手作業でのタスク共有に手間を感じており、チームへの情報伝達を効率化したい方
• 重要なタスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑にしたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Harvestにタスクが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知を行うため、手作業による通知忘れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HarvestとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHarvestを選択し、「新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにタスク情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件の設定では、特定のプロジェクト名やクライアント名を含むタスクのみを通知の対象にするなど、業務内容に応じた条件を自由に設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知内容は、Harvestから取得したタスク名や期日などの情報を組み合わせて、チームメンバーが分かりやすいように自由に編集してください。

■注意事項‍

• HarvestとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。