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「Harvestで管理しているプロジェクトのタスク情報を、Notionのデータベースに手作業で転記している」
「二重入力に時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスや更新漏れも発生しがちで困っている…」
このように、HarvestとNotionを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Harvestに新しいタスクが追加されたタイミングで、自動的にNotionのデータベースにも関連情報が登録される仕組み</span>があれば便利ですよね。
日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや更新漏れのリスクをなくし、より重要なプロジェクト業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HarvestとNotionを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HarvestとNotionのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Harvestに新しいタスクが登録された際に、その情報をスムーズにNotionのプロジェクト管理データベースに反映させることが可能になり、<span class="mark-yellow">情報共有のスピードと正確性の向上に繋がります。</span>
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Harvestに新しいタスクが追加されると、その情報を自動的に抽出し、Notionの指定したデータベースに新しいアイテムとして追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ転記の手間を削減し、タスク情報の二重管理から解放</span>されるはずです。
Harvestに追加されたタスクの中から、特定のプロジェクト名やクライアント名など、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Notionのデータベースに自動で追加します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">Notionには関連性の高い重要なタスク情報のみが連携される</span>ため、データベースが整理され、プロジェクト管理がよりスムーズになります。
それでは、実際にHarvestとNotionを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、専門知識がなくても業務フローを自動化できるノーコードツール「Yoom」を使用します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HarvestでTaskが追加されたら、Notionにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Harvestの連携
右上の検索欄にHarvestと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Authorize application」をクリックしましょう。
マイアプリの接続画面に戻ります。ページ上部に「マイアプリを登録しました。」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Notionの連携
同様に右上の検索ボックスに「Notion」と入力して、表示されたNotionのアイコンをクリックします。
下記の画面に切り替わります。「ページを選択する」をクリックしましょう。
※マイアプリ登録後に、新しく作成したデータベースを連携に利用する場合は、再度マイアプリ登録をする必要があります。
Yoomアカウントと連携したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
同様にページ上部に以下のような表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
フローのトリガーとなる設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「New Task」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
トリガーとなるタスクが作成されるAccount IDを設定します。
入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されるのでその中から選択してください。
Harvest上でテストのためのタスクを作成します。
※今回は以下の「テストタスク」を参考として使用します！
Yoomの設定画面に戻りましょう！
「テスト」ボタンをクリックします。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に設定を保存しておきます。
画面下部の保存ボタンをクリックしましょう！
Harvestから取得した値を利用して、Notionのプロジェクト管理データベースにタスクを反映する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう！
実行アクションなどは、テンプレートのままで問題ありません。
データベースの連携を行います。
入力欄をクリックすると、同じく候補が表示されますので、候補の中から選択しましょう！
選択し終わったら、「次へ」ボタンをクリックします。
追加するレコードの値を取得した値の中から設定します。
※表示されている項目は、連携したデータベースによって変化します。
なお、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です。
その他の設定も希望に合わせて行い、全ての設定ができたら赤枠をクリックしてテストを実行しましょう！
テスト成功という表示がされたら、Notionのデータベースにタスク情報が作成されています。
確認してみましょう！
Notionにタスク情報が登録されています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はHarvestからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからHarvestへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Notionのタスク管理データベースに新しいページ（タスク）が作成されると、そのページ情報をトリガーとしてHarvestに新しいタスクを自動で作成します。
Notionをタスク管理の起点としているチームにとって、<span class="mark-yellow">Notionでの操作だけでHarvestへの時間管理用のタスク登録も完了する</span>ため、登録漏れを防ぎ、業務効率の向上に繋がります。
Notionで作成されたページの中から、「ステータスが未着手」「優先度が高い」など、特定の条件に一致するページ情報のみを抽出し、Harvestにタスクとして自動登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">対応が必要なアクションアイテムだけをHarvestに連携できる</span>ため、時間管理ツール上のタスクリストを整理された状態に保つことが可能です。
HarvestやNotionのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリをトリガーとして利用することで、Harvestへのタスクやユーザーの追加を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手作業でデータを登録する業務を削減できるため、プロジェクトや人員管理の業務でミスを削減したいときにおすすめです。
ミーティングツールと連携することで、会議が終了したら、議事録を自動で作成してNotionに保存することもできます。
担当者が議事録を作成する業務を削減できるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
HarvestとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業にかかる時間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを減らすことができます。</span>
これにより、正確な情報に基づいてプロジェクトを進めることができ、定型業務からも解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるはず。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に設定可能です。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった際の通知や対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
Slack・Chatworkへの通知設定はこちらよりご覧ください。
エラーの対応方法についてはこちらをご覧ください。
Q：Notion側で連携前に準備すべきことはありますか？
A：今回の連携をスムーズに行うには、受け皿となるNotionデータベースの事前準備が必要です。
Harvestから連携したいデータに合わせて、Notion側でタスク名や、作業開始日、納期などを盛り込んだテーブルを作成しておくと良いでしょう！
Q：Harvestのタスク以外の情報も連携できますか？
A：クライアント情報や連絡先、プロジェクト情報などの連携が可能です。
Harvestの設定にて、希望のトリガーアクションを選択してください。
気になる方はこちらからぜひご確認ください！
Harvestで利用できるアクションの一覧は、こちらからご確認いただけます。
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