Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、HarvestにTaskを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのタスク依頼は便利ですが、メッセージに埋もれてしまったり、工数管理ツールのHarvestへ手作業で登録する際に漏れが発生したりしていませんか。こうした連絡や転記作業は、地味ながらも重要な業務のため手間がかかります。
このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、Harvestへ自動でタスクを作成します。HarvestとMicrosoft Teamsを連携させることで、タスク管理に関する一連の業務を効率化し、チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受けた依頼をHarvestへ手入力しており、手間を感じている方
• HarvestとMicrosoft Teamsを連携させ、タスク管理の自動化を実現したいチームリーダーの方
• 手作業によるタスクの登録漏れや遅延を防ぎ、工数管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿をトリガーにHarvestのタスクが自動作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます
• 依頼の見逃しや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、依頼内容を正確にHarvestへ反映させることが可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとHarvestをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメッセージのみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、Microsoft Teamsの投稿内容からタスクに必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHarvestの「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件の設定では、タスク作成のトリガーとしたいメッセージの条件を任意で設定してください。例えば、「#依頼」といった特定のキーワードや、特定のメンバーからのメンションなどを条件に指定できます
• AI機能で抽出する情報と、その情報を元にHarvestで作成するタスクの内容を任意で設定してください。投稿本文からタスク名や担当者名を抽出し、Harvestの各項目に紐付けるといった設定が可能です

■注意事項‍

• HarvestとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。