Google DriveでXPSファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

取引先から受信したファイルがXPS形式で、閲覧や編集のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。ファイルの数が多ければ、それだけ時間も労力もかかってしまいます。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにXPSファイルが保存されると、RPAが自動でPDFに変換しDropboxへ格納します。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にXPSファイルをPDFへ変換しており、手作業に手間を感じている方
• Google DriveとDropbox間でファイルを管理しており、変換作業を自動化したい方
• 定型的なファイル処理を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動で処理が開始されるため、これまでXPSからPDFへの変換にかけていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、分岐機能を使って、取得したファイルがXPS形式である場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. 次に、データ変換機能の正規表現を利用し、アップロードするファイル名をPDF用の名称に変更します。
6. 次に、RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたXPSファイルをPDFに変換する処理を設定します。
7. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、XPSファイルを監視するフォルダを任意で指定できます。また、Dropboxのアクションでは、変換後のPDFを格納するフォルダを自由に設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれている場合のみ処理を実行するなど、前段で取得した情報をもとに条件を柔軟にカスタマイズできます。
• RPA機能での変換処理は、利用するオンラインコンバーターサイトなど、ユーザーの環境に合わせて操作内容を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691