DropBoxにExcelファイルが追加されたら、RPAでCSVに変換しSlackで送付する

■概要

ExcelファイルをCSVに変換し、関係者に共有する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手作業でのファイル形式の変換は手間がかかるだけでなく、ファイル共有の漏れやミスが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、DropboxにExcelファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でCSVファイルへ変換し、指定のSlackチャンネルへ共有までを完結させ、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ExcelからCSVへの変換と共有を手作業で行い、効率化をしたいと考えている方
• DropboxとSlackを日常的に活用し、ファイル管理や情報共有の自動化を進めたい方
• ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、人的なミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ExcelからCSVへの変換、そしてSlackでの共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの選択ミスや変換時のエラー、共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したExcelファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルをCSV形式に変換する操作を記録します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換されたCSVファイルを指定のチャンネルに送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、ExcelからCSVへの変換を行うWebサイトや、アップロードからダウンロードまでの一連の操作手順などを、ユーザーの環境に合わせて任意に設定することが可能です
• Slackへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます

■注意事項

• DropBox、SlackとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。