Google DriveでTXTファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

日々の業務で発生するテキストファイルからPDFへの変換作業に、手間や時間を取られていませんか。特にファイル数が多い場合、一つずつ手作業で変換するのは非効率であり、本来の業務を圧迫する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに指定のTXTファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換を行いDropboxへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率を改善できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
• Google DriveやDropboxを日常的に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したい方
• 手作業によるファイル形式の変換や格納作業でのミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、`txt to pdf`の変換からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりうるファイルの変換忘れや、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したTXTファイルを指定します。
4. 次に、分岐機能を設定し、ダウンロードしたファイルがTXTファイルである場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、必要に応じてテキスト内容を整形します。
6. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたTXTファイルをもとにPDFへ変換する操作を記録します。
7. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを、任意のフォルダIDで指定してください。
• 分岐機能では、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報をもとに、処理対象とするファイルの条件を自由にカスタマイズできます。
• 変換処理を行うRPA機能は、ユーザーが利用する環境に合わせてブラウザ上の操作内容を柔軟に設定することが可能です。
• Dropboxへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダパスや保存するファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691