■概要
OneDriveとMicrosoft SharePointを併用してファイル管理を行う中で、双方のフォルダ構成を手作業で同期させることに手間を感じていませんか。
手動でのフォルダ作成は時間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveでフォルダを作成するだけでMicrosoft SharePointにも自動でフォルダが生成されるため、OneDriveとMicrosoft SharePoint間での面倒な同期作業を効率化し、ファイル管理体制を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft SharePointを併用し、フォルダの二重管理に課題を感じている方
- OneDriveとMicrosoft SharePoint間の手動での同期作業による、作成漏れなどのミスを防ぎたい方
- チームや部門で利用するクラウドストレージのフォルダ構成を統一し、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveでフォルダを作成するだけで、Microsoft SharePointにも自動で反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、データ管理の正確性向上と業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたのがフォルダだった場合に後続のアクションが実行されるよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDおよびフォルダIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先のサイトIDと親フォルダとなるフォルダIDを任意で設定してください。また、作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したフォルダ名などを変数として設定することも可能です
■注意事項
- OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
