■概要
デザイン業務などで受け取るPDFファイルを、手作業でベクター形式に変換する作業に手間を感じていませんか。特に、ファイル数が多かったり、他の業務と並行したりすると、変換や格納の漏れが発生しやすくなります。このワークフローは、GoogleフォームにPDFが送信されると、RPAがオンラインツールで自動的に`pdf to vector`変換を実行し、指定のDropboxフォルダに保存します。手作業によるファイル変換やアップロードの手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取ったPDFファイルの`pdf to vector`変換を手作業で行っているデザイナーや制作担当者の方
- GoogleフォームやDropboxを利用したファイル授受や管理を自動化したいと考えている方
- 定型的なファイル形式の変換作業における、ヒューマンエラーや手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、`pdf to vector`変換からDropboxへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、ファイルの取り違えや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得する
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトを操作してベクター形式への変換を実行する
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、PDFファイルと合わせて取得したい回答項目（依頼者名やファイル名など）を任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、`pdf to vector`変換に使用するWebサイトのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連の操作を設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロードする」では、変換したベクターファイルの格納先フォルダを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
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