OutlookでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

日々の業務で発生するWordファイルをPDFに変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。特にOutlookで受信したファイルを手動で変換し、指定のフォルダに保存する定型作業は、地味ながらも業務時間を圧迫する一因です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のWordファイルを受信した際に、RPAがWordからPDFへの変換を自動で行い、OneDriveに格納するため、こうしたファイル変換と保存の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したWordファイルをPDFに変換し、手作業で格納している方
• 定期的なWordからPDFへの変換作業に時間を取られている方
• ファイル管理の非効率を解消し、業務プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、WordからPDFへの変換、OneDriveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換や保存作業がなくなるため、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
4. Outlookで「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたWordファイルをPDFに変換する操作を設定します。
6. データ抽出機能で、ファイル名などの必要な情報を抽出・加工します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、対象とするメールが格納されているフォルダや、起動の条件となる件名などのキーワードを任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した添付ファイルの形式などの情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDF変換を行うWebサイトのURLや操作するボタンなどを指定し、固定値だけでなく、前段で取得した情報を変数として設定することも可能です。
• データ抽出機能では、ファイル名などを加工するために、抽出したい文字列のルールを正規表現で自由にカスタマイズできます。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定でき、元のメールの件名などを変数としてファイル名に含めることも可能です。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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