DropboxにPPTファイルが格納されたら、RPAでWordに変換しOutlookで送付する

■概要

日々の業務で、PowerPointの資料をWord形式に変換して共有する、といった手作業に手間を感じていませんか。ファイルの変換からメール作成、送付までの一連の作業は、地味に時間を要するだけでなく、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPPTファイルを格納するだけで、pptからWordへのファイル変換とOutlookでのメール送付を自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にpptからWordへの変換作業を行っており、業務を効率化したい方
• 手作業によるファイルの変換ミスやメールの添付漏れなどを防ぎたい方
• RPAを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を知りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルを格納するだけで、ファイル変換からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での変換やメール作成が不要になることで、ファイル形式の間違いや宛先ミス、添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPPTファイルをWordファイルに変換します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたWordファイルを添付して指定の宛先にメールを送付します

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、実際にファイルを変換するWebサイトや、そのサイト上でのクリック、ファイルアップロードといった一連の動作を、ユーザーの環境に合わせて任意に設定することが可能です
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したファイル名などの動的な値を変数として埋め込んだりすることも可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Dropbox、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691