Google DriveでODTファイルがアップロードされたら、RPAでWordファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

取引先からODT形式のファイルを受け取ることがあるものの、社内ではWordが標準で、都度ファイル形式を変換する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにODTファイルがアップロードされると、自動でRPAが変換処理を行い、指定のDropboxフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのファイル形式変換に時間を取られ、変換を自動化したい方
• Google DriveとDropboxを跨いでファイル管理を行っており、格納作業を効率化したい方
• ファイル変換時の保存先の間違いや、変換漏れなどのミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、ファイル変換から格納までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスやファイルの保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式（ODT）の場合のみ後続の処理に進むよう設定します
5. オペレーションのRPA機能で、ファイル変換サイトなどを利用してODTファイルをWordファイルに変換するブラウザ操作を設定します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロード元となる任意のフォルダIDを設定可能です
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のアウトプット情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能は、ユーザーが利用するファイル変換サイトや操作手順に合わせて、柔軟に設定することが可能です
• Dropboxのアクションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスやファイル名を任意に設定できます

■ 注意事項

• Google DriveとDropboxのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691