フォームでDJVUファイルが送信されたら、ConvertioでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

DJVU形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換していませんか？特に、変換を頻繁に行う場合、ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の作業は手間がかかり、他の業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにDJVUファイルが送信されるだけで、Convertioが自動でPDFに変換しOneDriveへ格納までを完結させ、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 変換を定常的に行っており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
• 外部からDJVUファイルを受け取る機会が多く、PDFへの変換と格納を効率化したいと考えている方
• ConvertioやOneDriveを利用しており、ファイル変換から保存までの一連の業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、変換からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConvertioとOneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、DJVUファイルをアップロードする項目を作成します
3. オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」アクションを設定し、フォームから受け取ったDJVUファイルをPDFに変換します
4. 続けて、Convertioの「変換ステータスを取得」と「変換後のファイルを取得」アクションを設定し、変換が完了したPDFファイルを取得します
5. オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを利用し、任意のファイル名に整形します
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、ファイルのアップロード項目に加えて、管理に必要な情報を取得するためのテキスト項目などを自由に設定できます
• Convertioでファイルを変換するオペレーションでは、変換元のファイル形式や変換後のファイル形式などを任意の値に設定することが可能です
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先となる任意のドライブIDやフォルダのアイテムID、またファイル名などを自由に指定できます

■注意事項

• Convertio、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924