フォームでPDFファイルが送信されたら、ConvertioでXLSXファイルに変換してBoxに格納する

■概要

取引先から受け取ったPDF形式の見積書や請求書を、社内管理のためにExcelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業でのデータ転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、フォームで受信したPDFファイルを自動でXLSX形式のファイルに変換し、指定のBoxフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。面倒な変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に受け取るPDFの情報を、手作業でXLSXやExcelに転記している方
• ファイル変換と、その後のストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
• ファイル管理やデータ入力におけるヒューマンエラーを削減し、業務品質を高めたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、pdf to xlsxへのファイル変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換ミスやファイル名の付け間違い、保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。ここでPDFファイルを受け取る項目を作成します。
2. 次に、オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルをXLSX形式に変換するよう指定します。
3. 続けて、Convertioの「変換ステータスを取得」と「変換後のファイルを取得」アクションで、変換されたファイル情報を取得します。
4. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを利用し、ファイル名を管理しやすいように整形します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したXLSXファイルを指定のフォルダにアップロードします。

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するフォームでは、PDFファイルのアップロード項目に加え、取引先名や日付といった管理に必要な情報を取得するための回答項目を自由に設定できます。
• Convertioでのファイル変換オペレーションでは、前段のフォームで取得した情報などを利用して、変換に関する各種設定を動的に行うことが可能です。
• Boxへのファイルアップロード時には、フォームの回答内容をファイル名に含めたり、格納先のフォルダを任意のコンテンツIDに変更したりできます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■ 注意事項

• Convertio、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924