DiscordでPDFファイルを受信したら、RPAでXLSXファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

請求書や注文書など、PDF形式で受け取るファイルを都度Excelなどに手入力していませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Discordで特定のPDFファイルを受信すると、RPAが自動でXLSXファイルへと変換し、指定のDropboxフォルダに格納する一連の作業を自動化します。手間のかかるPDFからXLSXへの変換作業を効率化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するPDFからXLSXへのファイル変換作業に手間を感じている方
• Discordを業務連絡のハブとしており、ファイル共有もDiscordで行っている方
• RPAなどを活用して、手作業による定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordにファイルが投稿されるだけで自動処理が開始されるため、これまでPDFをXLSXに変換していた手作業の時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがPDF形式の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 条件に合致した場合、Discordの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションで、該当のPDFファイルを取得します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルをXLSX形式に変換する操作を設定します
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたXLSXファイルを指定のフォルダに格納します

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル形式以外にも、ファイル名に特定の文言が含まれる場合のみ処理を実行するなど、条件を自由にカスタマイズすることが可能です
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、ユーザーが利用する変換ツールや業務フローに合わせて柔軟に設定することが可能です
• Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスや保存するファイル名を任意で設定できます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション