OutlookでCSVファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

定期的に送られてくるCSVファイルのデータを元に、手作業でPDF資料を作成する業務に手間を感じていませんか。単純な作業でありながら、ファイルを開いてレイアウトを調整し、PDFとして保存・格納する一連のプロセスは、ヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定のCSVファイルを受信すると、RPAが自動でPDFに変換しOneDriveへ格納します。CSVからPDFへのファイル変換作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookやOneDriveを利用し、CSVからPDFへの変換作業を手作業で行っている方
• 定期的に発生する帳票やレポートの作成業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
• 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの格納漏れなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけに、CSVファイルのPDF化から格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 人の手による操作を介さないため、データの転記ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
2. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
3. 次に、分岐機能を使用し、添付ファイルがCSVである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、CSVファイルをYoom内に取り込みます。
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを用いて、ファイル名を管理しやすいように整形します。
6. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたCSVファイルをPDFに変換する操作を設定します。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名だけでなく、特定のメールフォルダを監視対象として任意に設定することも可能です。
• 分岐処理の条件は、ファイル名の特定の文字列を含む場合など、前段で取得した情報をもとに自由にカスタマイズできます。
• RPA機能で実行するブラウザ操作は、ユーザーが利用しているPDF変換サイトやアプリケーションに合わせて柔軟に設定することが可能です。
• 変換後のPDFファイルを格納するOneDriveのフォルダは、任意の場所を指定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691