Microsoft Teamsでファイルを受信したら、RPAでWordに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Microsoft Teamsで共有されたファイルを、一つひとつ手動でWord形式に変換してMicrosoft SharePointに保存する作業に、手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをWordに変換し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化できます。これにより、定型的なファイル管理業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとMicrosoft SharePoint間で、ファイルの手作業による変換や移動を行っている方
• ファイルをWordに変換する定型業務の効率化を目指しているチームの担当者の方
• RPAを活用して、ファイル管理業務を自動化したいと考えている情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでのファイル受信からWordへの変換、Microsoft SharePointへの格納までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 手動でのファイル操作に伴う、形式の変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointのアクションを設定し、ファイルをダウンロードしたり、特定のアイテム情報を取得したりします
5. RPA機能を設定し、ダウンロードしたファイルをWord形式に変換するためのブラウザ操作などを実行します
6. オペレーションの正規表現を用いて、ファイル名など後続の処理で利用したいテキストデータを抽出します
7. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したWordファイルを指定の場所に格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、対象としたいチームIDやチャネルIDを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイルの種類や送信者といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
• RPA機能では、ファイルを変換するために操作するWebページのURLや、操作対象の要素などを実際の業務に合わせて設定してください
• 正規表現によるデータの抽出では、ファイル名など、どの情報から何を抽出するかをカスタマイズできます
• Microsoft SharePointの各アクションでは、ファイルの保存先サイトやフォルダパス、ファイル名などを固定値や前段のアクションで取得した情報を用いて柔軟に設定可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。