Outlookでファイルを受信したら、RPAでWebPに変換しOneDriveに格納する

■概要

Webサイト運営などで使用する画像のファイル形式をWebPに変換する際、都度オンラインツールを使って手作業で対応していませんか。この手作業によるは、手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで画像ファイルを受信するだけで、RPAが自動でWebP形式へ変換しOneDriveに格納するため、こうしたファイル変換に関わる一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトの表示速度を改善するため、手作業でWebPへの変換を行っているWeb担当者の方
• Outlookで受け取った画像ファイルをOneDriveで管理しており、変換作業を自動化したい方
• 日常的に発生するファイル形式の変換といった定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのファイル受信をきっかけにWebPの変換から保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
• ファイル形式の変換忘れや、OneDriveへの格納漏れといった人為的なミスを防ぎ、業務品質の維持に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してファイルを変換します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名を整形します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダへ格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定可能です。また、オペレーションでは特定のメールIDを指定することもできます
• 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、ファイル変換を行うWebページのURLや操作する対象、ファイル名の設定などを柔軟に指定可能です
• 正規表現によるデータの置換では、置換対象の文字列や置換後の文字列を、固定値や前段で取得した情報を利用して自由に設定できます
• OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて任意で設定できます

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。