BoxにEPUBファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する

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■概要

EPUB形式のファイルをPDFに変換する際、オンラインツールを使っても一つひとつ手作業で対応するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、BoxにEPUBファイルがアップロードされるだけで、オンラインの変換ツールを利用したEPUBからPDFへの変換、そして関係者への共有までを自動で完結させます。ファイル変換に関わる一連の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

オンラインツールを使い、手作業でEPUBからPDFへの変換を行っている方
Boxで受け取ったファイルをPDF化してSlackで共有する業務を効率化したい方
ファイル形式の変換から共有までの一連の流れを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Boxにファイルをアップロードするだけで、変換から共有までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し業務を効率化できます。
手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したEPUBファイルをダウンロードします。
続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換ツールにアクセスし、ファイルをPDFに変換する操作を設定します。
データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを使い、ファイル名を整えます。
最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションで、変換・作成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で指定できます。
RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、サイト上でのクリック操作などを自由にカスタマイズすることが可能です。
データ変換機能のアクションで、変換後のファイル名を元のファイル名や日付などを用いて、任意のルールで設定できます。
Slackへの通知は、送信先のチャンネルを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストや、前段のフローで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。