GoogleフォームでJPGファイルを受信したら、OCRし結果をGoogle Chatに通知する

■概要

申込書や身分証などをJPG画像で受け取った際、内容確認のために手作業で文字起こしをしていませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受信したJPGファイルを自動でOCR処理し、テキストに変換（convert jpg to text）した結果をGoogle Chatへ即座に通知するため、こうした課題を解消し、業務の正確性とスピードを向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像ファイルの内容確認と転記作業に手間を感じている方
• 画像内の文字を手作業でテキスト化しており、自動化（convert jpg to text）を検討している方
• 申請書やアンケートなどの受付処理を効率化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル提出を起点に、JPGからテキストへの変換と通知が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での文字起こし（convert jpg to text）が不要になり、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Chat、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたJPGファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルをテキスト化します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、OCR結果を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するように任意でカスタムすることが可能です。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知先のスペースを任意で設定できるだけでなく、通知するメッセージ本文に固定のテキストや、OCRで取得したテキスト情報などを変数として埋め込むカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336