Outlookで動画ファイルを受信したら、RPAで音声ファイルに変換しOneDriveに格納する

■概要

会議の録画やインタビュー動画など、メールで受け取った動画ファイルから音声のみを抽出したい場面はありませんか。その都度、オンラインの変換ツールを探して手作業で処理するのは手間がかかります。
このワークフローは、Outlookで特定の動画ファイル付きメールを受信するだけで、RPAが自動で音声ファイルへ変換し、指定のOneDriveフォルダに格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを使い、手作業で動画から音声への変換を行っている方
• Outlookで受信した動画ファイルの管理や共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
• ファイル変換に関わる定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点に、ファイル変換から格納までが自動処理されるため、手作業でファイル変換ツールなどを利用する時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトを操作し、動画ファイルを音声ファイルに変換します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使い、ファイル名を指定の形式に整えます
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換された音声ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段で取得した添付ファイルの拡張子などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能の設定では、操作対象となるオンライン変換サイトのURLや、ファイル名などのテキスト情報を自由にカスタマイズできます。
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を任意の形式に整えることができ、置換する文字列は自由に設定可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。