■概要
日々受信する大量のメールから重要な情報を探し出し、内容を把握して転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、情報の見落としや転記ミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、特定のメールを受信すると、自動でChatGPTが内容を要約し、Google スプレッドシートに記録します。ChatGPTとGoogle スプレッドシートsを連携させ、情報収集から記録までの一連のタスクを効率化し、重要な情報を見逃すことなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの情報収集とGoogle スプレッドシートでの管理を手作業で行っている方
- ChatGPTとGoogle スプレッドシートの連携で、メール対応業務の効率化を目指す方
- 受信メールの要点整理やデータ蓄積の自動化に関心があるチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、Google スプレッドシートへ転記するため、手作業での確認や入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信メールの本文を要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、ChatGPTが生成した要約テキストを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、受信したメールの本文や件名を変数として組み込めます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートファイルや、対象のシート、書き込みたいテーブルの範囲などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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