OutlookでWEBMファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

Web会議の録画ファイルなど、WEBM形式のファイルを受け取る機会も多いのではないでしょうか。音声だけを確認したい場合に都度変換する作業は、手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたWEBMファイルをRPAが自動でMP3形式に変換し、OneDriveへ格納します。ファイル変換から保存までの一連の流れを自動化し、日々の業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるファイル変換に手間や時間を取られている方
• Web会議の録画ファイルを音声コンテンツとしてMP3で管理・活用したいと考えている方
• Outlookで受信したファイルの変換からOneDriveへの保存までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル受信後の変換、OneDriveへの格納までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換や保存作業がなくなるので、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、ファイルがWEBM形式の場合のみ処理を進めるよう分岐機能を設定します
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで対象ファイルを取得します
5. オペレーションのRPA機能で、オンラインのファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをMP3に変換します
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の起点としたいメールの件名や、監視対象のメールフォルダを任意に設定してください
• 分岐機能では、添付ファイルの名称などの情報をもとに、後続の処理を実行するための条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能の設定では、利用するファイル変換サイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて柔軟に構築することが可能です
• OneDriveへのファイルアップロード先は、任意のフォルダを指定して設定してください

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ‍分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691