フォームでFB2ファイルを受信したら、ConvertioでPDFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

FB2形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFへ変換していませんか？一つ一つのファイル変換作業は単純ですが、数が重なると業務時間を圧迫し、本来の業務に集中できなくなることもあります。
このワークフローを活用することで、フォームでFB2ファイルを受け取るだけで、自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するまでの一連のフローが完了するため、変換に伴う手間や時間を減らし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FB2形式のファイルを定常的に取り扱い、手作業での変換に課題を感じている方
• ConvertioとGoogle Driveを活用しており、ファイル変換から格納までの流れを自動化したい方
• 定型的なファイル変換作業から解放され、より生産性の高いコア業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、変換から格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるファイル変換忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーをなくし、業務品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConvertioとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」を設定して、FB2ファイルを受け取るためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」を設定し、フォームで受け取ったFB2ファイルをPDFに変換するよう指定します。
4. 続けて、Convertioの「変換ステータスを取得」で変換処理の完了を検知し、次のオペレーションで「変換後のファイルを取得」を設定します。
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを活用し、ファイル名を管理しやすいように整えます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するフォームは、ファイル情報や管理番号など、業務に必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
• Convertioのオペレーションでは、フォームで取得した情報などを用いて、変換後のファイル名を動的に設定できます。
• Google Driveへのファイルアップロード先は、ファイルの格納先としたい任意のフォルダIDを指定して設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■ 注意事項

• ConvertioとGoogle DriveのそれぞれをYoomと連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性もありますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、以下のリンクを参照してください：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924