Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

■概要

Microsoft Teamsで入社連絡を受けた後、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。手作業による情報入力は手間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローは、Microsoft Teamsの特定投稿をトリガーに、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加します。Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを連携させることで、アカウント発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogle Workspaceを併用し、アカウント発行を手作業で行っている方
• Google WorkspaceとMicrosoft Teams間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい情シス担当者の方
• 入社手続きにおける手作業を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい人事・総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点として、Google Workspaceのユーザーが自動で作成されるため、アカウント発行にかかる作業時間を短縮できます
• 手作業での転記がなくなることで、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント設定が可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿にのみ、後続のフローが実行されるようにします
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿内容から氏名などのユーザー情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてユーザーを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象とするチャネルを任意で指定することが可能です
• 分岐機能では、メッセージに任意の語句が含まれることなどを条件に後続処理に進むように設定できます
• AIによるデータ抽出では、Microsoft Teamsの投稿内容から、ユーザー名やメールアドレスなど、Google Workspaceへの登録に必要な情報を任意に抽出できます
• Google Workspaceの新規ユーザー追加では、抽出した氏名やメールアドレスを変数として埋め込むほか、所属や役職などを固定値で設定することもできます

■注意事項

• Microsoft Teams、Google Workspace、のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、Google Workspaceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。