Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

■概要

Microsoft Teamsでの依頼をもとに、Google Workspaceのグループ管理を手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした作業は、対応漏れや設定ミスが発生しやすく、管理上のリスクになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google WorkspaceとMicrosoft Teams間の連携が自動化され、Microsoft Teamsの特定投稿をきっかけにグループへメンバーを自動的に追加できます。手作業による非効率な管理から解放され、正確なメンバー管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの依頼に基づき、Google Workspaceのグループを手動で管理している情報システム担当者の方
• Google WorkspaceとTeamsを併用しており、プロジェクト単位でのメンバー管理を効率化したいチームリーダーの方
• 手作業によるメンバー追加のミスや対応漏れを防ぎ、アカウント管理業務の標準化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたGoogle Workspaceへのメンバー追加時間を短縮できます
• 手動での追加作業が不要になるため、入力ミスやグループの指定間違い、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なメンバー管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを後続の処理に進めるようにします
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文から追加対象のメンバーの名前を抽出します
5. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとにユーザーを特定します
6. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、特定したユーザーをグループに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメッセージが投稿されるチャネルを任意で指定してください
• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したいグループのキーを任意で設定してください

■注意事項

• Microsoft Teams、Google Workspace、のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、Google Workspaceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。