Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Googleカレンダーに予定を作成する

■概要

日々の業務で利用するGmailに届く会議やアポイントの案内を、手作業でGoogleカレンダーに登録する際に手間を感じたり、転記ミスや登録漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールの受信をきっかけに、メール本文からAIが予定の情報を自動で抽出し、Googleカレンダーへ予定として登録します。GmailとGoogleカレンダー間の面倒な手作業を自動化し、重要な予定の登録漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けたアポイントなどの情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録している方
• メールからの予定登録における、転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• 日々の定型業務を効率化し、より重要なコア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルを付けるだけで、Googleカレンダーへの予定登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記が不要になるため、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から予定の情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にカレンダーへ予定を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動するきっかけとしたいメールラベルを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、前段のGmailトリガーで取得したメール本文などを対象テキストとして設定し、抽出したい項目（例：タイトル、日時、場所など）を自由にカスタマイズしてください
• Googleカレンダーへの予定作成では、タイトルや説明欄などの各項目に、AIが抽出した情報や任意の固定テキストを設定してください

■注意事項

• Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。