Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、説明を要約しGoogleカレンダーに予定を作成する

■概要

Gmailで受信した会議やイベントの案内メールを、一件一件Googleカレンダーに手入力していませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが自動で内容を要約しGoogleカレンダーへ予定を登録するため、面倒な予定登録作業を効率化し、重要な予定の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を自動化したいと考えている方
• 外部との打ち合わせが多く、Gmailで受け取った招待をGoogleカレンダーに登録する手間を削減したい方
• 手作業による予定の転記ミスや、重要なアポイントメントの登録漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からGoogleカレンダーへの予定登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• AIがメール内容を読み取り予定を作成するため、手動での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文から予定の日時や場所などの情報を抽出します。
4. 次に、同じくAI機能の「要約する」アクションで、メールの要点を簡潔にまとめ、予定の説明文を作成します。
5. 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出・要約した情報を元にカレンダーへ自動で予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、Gmailで受信したメールの本文などを対象に、予定のタイトルや日時など、抽出したい項目を自由に定義できます。
• AI機能の要約では、メール本文などを要約対象として設定し、文字数などの要約条件も業務に合わせてカスタマイズが可能です。
• Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や説明欄などの各項目に、前段のAI機能で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。