■概要
Gmailで受信した会議やイベントの案内メールを、一件一件Googleカレンダーに手入力していませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが自動で内容を要約しGoogleカレンダーへ予定を登録するため、面倒な予定登録作業を効率化し、重要な予定の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を自動化したいと考えている方
- 外部との打ち合わせが多く、Gmailで受け取った招待をGoogleカレンダーに登録する手間を削減したい方
- 手作業による予定の転記ミスや、重要なアポイントメントの登録漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からGoogleカレンダーへの予定登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- AIがメール内容を読み取り予定を作成するため、手動での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文から予定の日時や場所などの情報を抽出します。
- 次に、同じくAI機能の「要約する」アクションで、メールの要点を簡潔にまとめ、予定の説明文を作成します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出・要約した情報を元にカレンダーへ自動で予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Gmailで受信したメールの本文などを対象に、予定のタイトルや日時など、抽出したい項目を自由に定義できます。
- AI機能の要約では、メール本文などを要約対象として設定し、文字数などの要約条件も業務に合わせてカスタマイズが可能です。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や説明欄などの各項目に、前段のAI機能で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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