GoogleフォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでPowerPointに変換してBoxに保存する

■概要

Wordで作成した原稿をもとにPowerPointの資料を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間もかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、GoogleフォームにWordファイルを送信するだけで、WordをPowerPointに変換する一連のプロセスを自動化し、指定のBoxフォルダへ自動的に保存するため、こうした課題の解決に繋がります。手作業による変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WordをPowerPointに変換する定型作業が多く、手間に感じている資料作成の担当者の方
• 定期的な報告資料などの作成プロセスを効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• ファイル変換を含む一連の業務フローを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• WordをPowerPointへ変換しBoxに保存するまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGoogleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたWordファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツールを操作してPowerPoint形式に変換します。
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPowerPointファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定できます。また、送信されたファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答内容を取得して後続の処理に活用することも可能です。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意に指定できます。フォームの回答内容をファイル名に含める、といった柔軟なカスタマイズも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。