Microsoft TeamsでWordファイルが投稿されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してOutlookで送信する

■概要

Word形式の報告書やリストなどをExcelに手作業で転記する業務は、時間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に、急いでいる時にオンラインでWordをExcelに変換する方法を探し、都度対応している方もいるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにWordファイルが投稿されるだけで、オンラインツールを利用したExcel形式への変換、そしてOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有されたWordファイルの情報を、手作業でExcelに転記している方
• Wordで作成された申請書や報告書などを、Excelで集計・管理したいと考えている業務担当者の方
• オンラインでWordをExcelに変換する良い方法を探し、関連業務全体の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、ファイル変換からメール送信までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや転記漏れ、メールの誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたWordファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへの変換を実行します。
5. その後、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを利用し、変換後のファイル名を整えます。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたExcelファイルを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で指定できます。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、クリック、入力といったブラウザ上の操作内容を自由に設定可能です。
• データ変換機能のアクションを利用して、変換後のExcelファイルに日付や元のファイル名を含めるなど、ファイル名を任意のルールで変更できます。
• Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文に固定テキストや前のステップで取得した情報を動的に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。