Outlookでファイルを受信したら、RPAでMP4に変換しOneDriveに格納する

‍■概要

メールで受信した動画ファイルを、手作業でMP4形式に変換してからストレージに保存する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPA機能でWeb上のツールを操作してMP4へ自動で変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化します。これにより、ファイル変換に関わる手作業をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する様々な形式の動画ファイルをMP4に変換する作業に手間を感じている方
• OutlookとOneDriveを利用しており、ファイル管理や共有をもっと効率化したいと考えている方
• RPAを活用し、Webブラウザ上のファイル変換作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのファイル受信からMP4への変換、OneDriveへの格納までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル形式の変換忘れや、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、対象メールの添付ファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードします。
4. 次に、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
5. RPA機能でブラウザを操作し、任意のWebサイトでダウンロードしたファイルをMP4形式に変換します。
6. データ変換機能の正規表現を用いて、ファイル名を任意のルールに沿って置換・整形します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでは、起動のきっかけとなるメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。また、処理対象としたいメールIDの指定も可能です。
• 分岐機能では、前のステップで取得したメールの情報などに基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキスト、クリックしたいボタンなどを自由に設定でき、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用することも可能です。
• 正規表現によるデータの置換では、置換対象のテキスト、置換箇所、置換後の文字列などを、固定値や変数を用いて自由に設定できます。
• OneDriveでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名などを、固定値や前のステップで取得した情報を利用して任意に設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。