OutlookでMKVファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しOneDriveに格納する

■概要

動画ファイルから音声のみを抽出したいものの、手作業でのファイル変換に手間を感じていることはありませんか。特に、オンライン会議の録画などで使われるMKVファイルからMP3へ変換する作業は、ツールの選定や操作に時間がかかる場合があります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のMKVファイルを受信すると、RPA機能が自動でファイル変換処理を実行し、変換後のファイルをOneDriveに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MKV形式の動画からMP3へ音声データを変換する定型業務に時間を割かれている方
• 手作業でのファイル変換プロセスで発生する、操作の手間や待ち時間をなくしたい方
• OutlookやOneDriveを日常的に利用しており、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にファイル変換から保存までを自動化し、ファイル変換作業にかかっていた時間を短縮します。
• 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールにMKVファイルが添付されている場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を設定します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトを操作し、ダウンロードしたMKVファイルをMP3に変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、保存するファイル名を任意の形式に整えます。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されているフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定可能です。
• 分岐機能では、添付ファイルの拡張子が「.mkv」である場合など、後続の処理に進むための条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、操作対象となるボタンなどを画面上で指定して設定します。
• 正規表現によるデータ置換では、元のファイル名を活用して保存用のファイル名を生成するなど、任意のルールで文字列を処理できます。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値にしたり、前段の処理で取得した情報をもとに動的に設定したりできます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。