BoxにPowerPointが格納されたら、RPAでPDFに変換しOutlookで送信する

■概要

PowerPointで作成した資料をPDFに変換し、メールで共有する作業は頻繁に発生しますが、毎回手作業で行うのは手間がかかるものです。特に複数の資料を扱う場合、変換ミスや送信先の間違いなども起こり得ます。このワークフローは、Boxにファイルをアップロードするだけで、PowerPointからPDFへの変換とOutlookでのメール送信を自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPowerPointからPDFへ変換し、Outlookで共有している方
• Boxを活用したファイル管理をしており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• 資料共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのアップロードを起点に、PowerPointからPDFへの変換と送信が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションの「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたPowerPointファイルをPDFに変換する操作を設定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」アクションでは、PowerPointファイルをPDFに変換するために操作するWebサイトや、クリックや入力といった具体的な動作内容を任意で設定できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、本文にはBoxから取得したファイル名などの情報を差し込むことも可能です。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。