Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFをOCRし結果をMicrosoft Excelに追加する

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■概要

メールで受信するPDFの請求書や発注書、その内容を手作業でExcelに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。便利なPDFをExcelに変換するOCRツールを導入しても、結局手動での操作が残ってしまい、根本的な効率化に至らないケースも少なくありません。
このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたPDFをOCR機能が自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ直接追加します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取ったPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
PDFをExcelに変換する高機能なOCRツールを探し、定型業務の自動化を進めたい方
手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信をトリガーにPDFのOCR処理からExcelへのデータ追加までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減します。
機械的な処理により、手作業で発生しがちな入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
オペレーションとして分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を定めます。
続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付されたPDFファイルの内容を読み取ります。
最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書在中」）を任意で指定してください。
分岐機能では、メールの差出人アドレスや添付ファイルの有無など、後続のオペレーションに進むための条件を柔軟にカスタマイズできます。
OCR機能では、読み取るPDFのフォーマットに合わせて、金額や日付といった抽出したい項目の範囲を任意で設定することが可能です。
Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのデータをExcelのどの列に登録するかを自由に紐付けられます。

■注意事項

Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。