■概要
取引先からDiscordで送られてくるPDF形式の請求書や発注書。その都度ファイルを開き、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業です。
このワークフローは、OCR機能を用いてPDFからテキストを抽出し、Microsoft Excelへ自動で追加します。PDFのOCRの役割を担うこの仕組みにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- ツールを探し、データ入力業務を自動化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に、多くの時間を費やしている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能でPDFを自動でデータ化し、転記作業にかかる時間を短縮できるため、より重要なコア業務に集中することが可能です
- 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付されたPDFファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、どのサーバーの、どのチャンネルに送信されたメッセージをきっかけにフローボットを起動させるか、サーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、メッセージにファイルが添付されているかどうかの条件だけでなく、特定のユーザーからの投稿のみを対象とするなど、後続の処理に進む条件を自由にカスタマイズできます
- OCR機能では、請求書の日付や金額、品目など、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのレコード追加では、どの列にOCR機能で抽出したどの情報を追加するか、出力内容を柔軟にカスタマイズしてください
■注意事項
- Discord、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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