■概要
請求書や領収書などのPNGファイルに含まれる情報を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手入力していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、ファイル変換のような手作業を自動化し、Google DriveにアップロードされたPNG画像からOCR機能でテキストを抽出し、自動でMicrosoft Excelにデータを追記します。面倒なデータ転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のPNG画像からMicrosoft Excelへの手入力に手間を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化したいと考えている方
- 紙や画像の書類をデータ化し、Microsoft Excelで一元管理したい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換のような手作業を自動化し、データ入力にかかる時間を短縮してコア業務に集中できます
- 目視での確認や手入力による転記ミス、入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイル名に「.png」が含まれる場合など）に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPNGファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意のIDで指定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類などの前段で取得した情報を利用して、後続の処理を分岐させる条件を任意に設定することが可能です
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定できます
- OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を任意でカスタマイズできます
- Microsoft Excelへの追記オペレーションでは、どの列にOCRで抽出したどの情報を入力するかを柔軟に設定できます
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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