Gmailで受信したJPGファイルをOCRし、Microsoft Excelに追加する

■概要

請求書や領収書などのJPG画像をMicrosoft Excelへ手入力する作業に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したJPG形式の添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、テキストデータをMicrosoft Excelの指定した行へ自動で追加します。手作業で行っていたJPGからExcelへの変換・転記作業を自動化し、入力ミスの防止と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書などのJPG画像を扱う経理や営業事務の担当者の方
• 画像ファイルからExcelへのデータ転記作業を効率化したいと考えている方
• 手作業に頼らない、より正確なJPGをExcelに変換する方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• JPG画像に含まれる文字情報をOCR機能が自動でテキスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることで、修正の手間を省きます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたJPGファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレス、本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Gmailで受信したメールの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を柔軟にカスタマイズできます。
• OCR機能では、読み取りたいJPGファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です。
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで抽出したどのテキストデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。