Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Dropboxに保存した画像やPDFの内容を、Google ドキュメントへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル格納をきっかけに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、対象のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。Dropbox Google ドキュメント間の面倒な手作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle ドキュメントを併用し、ファイル内容の転記作業に手間を感じている方
• 契約書や議事録などの書類をスキャンし、テキストデータとして管理・活用したいと考えている方
• OCRを活用した業務自動化に興味があり、手軽に文字起こしを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルを格納するだけでOCRが内容を読み取り、Google ドキュメントへ自動でテキストを追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出する」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを対象にします
5. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を出力するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください
• Google ドキュメントへテキストを追加するアクションでは、テキストの出力先となるドキュメントを任意で指定してください
• Google ドキュメントに追加するテキストは、OCRで抽出した情報の全文だけでなく、ファイル名や日付などを組み合わせて内容を自由に編集することも可能です

■注意事項‍

• DropboxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。