Codaのテーブルに行が追加されたら、内容を要約しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Codaに蓄積した情報をMicrosoft Excelで管理・分析する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを招く原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Codaのテーブルに行が追加されるとAIが内容を自動で要約し、Microsoft Excelへスムーズにデータを追加するため、CodaとMicrosoft Excelの連携を自動化し、データ管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Codaで情報管理を行い、定期的にMicrosoft Excelへ手作業でデータを転記している方
• CodaからMicrosoft Excelへデータを移行する際の、入力ミスや転記漏れを防止したいと考えている方
• Codaに集約した長文の情報を、要約して効率的に管理・共有したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Codaへの行追加をきっかけに、内容の要約からMicrosoft Excelへの追加までが自動処理されるため、これまでデータ移行に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要となることで、転記ミスや項目間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、CodaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」アクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります
3. 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した行の詳細データを取得します
4. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、前のステップで取得したデータの中から要約したいテキスト情報を指定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Codaの情報やAIによる要約結果を指定のファイルに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Codaのトリガーやオペレーション設定では、連携の対象となるドキュメントIDおよびテーブルIDを、ご利用の環境に合わせて設定してください
• AI機能による要約オペレーションでは、Codaから取得したどの情報を要約するかを変数として指定でき、要約の文字数といった条件も任意で変更可能です
• Microsoft Excelへレコードを追加する際、どの列にどの情報を書き込むかを自由にカスタマイズできます。Codaから取得した元の情報やAIによる要約結果などを、出力項目に合わせて設定してください

■注意事項

• Coda、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• CodaのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。