「Boxにアップロードした請求書や契約書の内容を、Codaの管理テーブルに手作業で転記している…」
「ファイルの内容を確認しながらCodaに行を追加していく作業は、時間がかかるし、入力ミスも起こりがち…」
このように、クラウドストレージとドキュメントツール間での手動によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じてはいませんか？
もし、Boxに特定のファイルが追加されるだけで、その内容を自動的に読み取りCodaのテーブルに新しい行として追加してくれる仕組みがあれば、こうした定型的な入力作業から解放されます。
ヒューマンエラーの心配なく、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です！
これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとCodaを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
- codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
- Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
BoxとCodaを連携してできること
BoxとCodaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル内容の転記作業などを自動化することが可能になります。
これにより、業務の正確性とスピードを向上させ、より創造的な業務に時間を割けるようになります。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Boxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納されたら、その内容をOCR機能で自動的に読み取り、Codaのテーブルに新しい行として追加する連携です。
この自動化は、手作業でのデータ入力や転記作業をなくし、入力ミスを防ぎながら業務を効率化します。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
- codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
- Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Boxにファイルが格納された際、ファイル名に「請求書」といった特定の文字列が含まれているなど、設定した条件に合致する場合にのみOCRで内容を読み取り、Codaに行を追加する連携です。
この連携は分岐処理を含むパターンであり、不要なファイルまで処理してしまうことを防ぎ、特定の業務フローに合わせた、より正確で柔軟な自動化を実現できます。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
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■概要
Boxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、一件ずつCodaのテーブルに手入力していませんか。このような反復作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、特定条件のファイルがBoxに格納された際に、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Codaのテーブルへ行として追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納される請求書や申込書の内容をCodaで管理している経理や営業事務の方
- BoxとCodaを用いて情報管理をしており、手作業でのデータ転記を効率化したい方
- PDFや画像ファイル内のテキスト情報を、Codaへ正確かつ自動で入力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をきっかけにCodaへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、処理対象としたいファイルの条件（ファイル名に特定のキーワードを含む、特定のファイル形式など）を任意で指定してください。
- Codaに行を追加する設定では、OCRで読み取ったテキスト情報のうち、どのデータをCodaテーブルのどの列に追加するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
BoxとCodaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとCodaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Coda
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとCodaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定および、各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
- codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
- Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ステップ1：BoxとCodaをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
CodaとYoomのマイアプリ登録
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択しましょう。
API tokenが生成されました！「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
- codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
- Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルをアップロードしたいフォルダの準備がまだの方は、Boxに作成しておきましょう。
例として、「Test_0924」というフォルダを準備しました！
「フォルダのコンテンツID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
エラーが表示される場合は、以下を参考にして下さいね。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認して、「次へ」を選択します。
次に進んだら、「フォルダのコンテンツID」に設定したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
今回は「名刺画像.jpg」をアップロードしました！
再度「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
また、「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Boxのフォルダにアップロードされたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Boxでファイルをダウンロードする
【注意】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
- ファイルの容量制限について
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「コンテンツID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Boxのフォルダにファイルがアップロードされる度にそのデータを活用ます！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：OCRで画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意】
- YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「タイトル」は任意で変更可能です。
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
- 4,000文字以内→5タスク
- 8,000文字以内→10タスク
- 12,000文字以内→15タスク
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「会社名,姓,名,メールアドレス」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回はデフォルトの項目を抽出するように設定しました！
「使用するAI」と「言語」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ6：Codaでテーブルに行を追加する
「テーブルに行を追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaで行を追加したいテーブルの準備を行いましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて行の項目をカスタマイズしてくださいね！
先ほど設定した「ドキュメントID」と「テーブルID」を候補から選択しましょう。
「レコード情報」を設定しましょう。
Codaで作成したテーブルの列の「列ID」を候補から選択しましょう。
「値」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、OCRで文字が抽出される度にそのデータを活用可能になります！
「+レコード情報を追加」からレコード情報を増やすことができるので、必要に応じて「列ID」と「値」を設定していきましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Codaのテーブルに行が追加されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
CodaのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Codaで新しいプロジェクトや顧客情報などの行が作成されたタイミングで、関連ドキュメントを保管するためのフォルダをBoxに自動で作成する連携です。
このシンプルな直接連携により、手動でのフォルダ作成の手間を省き、情報の整理整頓を効率化し、必要なファイルに素早くアクセスできる環境を整えます。
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Codaで作成された行のステータスが「契約済み」になったり、特定のタグが付与されたりした場合にのみ、Boxに専用のフォルダを自動作成する連携です。
この分岐処理を含むパターンを活用することで、必要なタイミングでのみフォルダを作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぎます。
より管理しやすく実用的なファイル管理体制を構築できます。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理している情報が増えるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、CodaとBoxをスムーズに連携させ、特定の条件を満たす行がCodaに追加された際に、Boxへ自動でフォルダを作成することが可能です。定型業務の自動化によって、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CodaのテーブルとBoxのフォルダを手作業で紐づけて管理している方
- Codaへのデータ追加に伴うBoxでのフォルダ作成を自動化し、業務を効率化したい方
- プロジェクトや顧客情報に基づいたファイル管理の標準化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに特定の行が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成に伴う、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件の行がCodaで作成された場合にBoxへフォルダを作成するかを任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成するアクションで、作成するフォルダの名称と保存先の親フォルダを任意で設定してください。Codaから取得した情報をフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとCodaを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、BoxとCodaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとCodaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
BoxにファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信したりして、チームへの情報共有を自動化できます。
また、アップロードされたファイルのファイル名を自動で変更したり、毎月月初にフォルダを自動作成したりと、Box内のファイル管理を効率化できます。
さらに、Googleフォームの回答内容をもとに見積書を作成し、Boxに自動格納することも可能です。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Boxでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの命名規則がバラバラで、後から手作業で修正するのは手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での変更は、単純な作業でありながらも時間がかかり、ファイル検索の非効率化や管理上の混乱を招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると同時に、自動でファイル名を変更でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、命名規則の統一に課題を感じている方
- アップロードされたファイルの名称を手作業で変更する手間を削減したいと考えている方
- ファイル管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動で名称が変更されるため、手作業でのリネーム作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して新しいファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイル名変更の自動化を適用したい監視対象のフォルダを、任意のコンテンツIDで指定してください。
- ファイル名を変更するオペレーションでは、対象となるファイルのコンテンツIDと、変更後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、その内容を手作業で見積書に転記し、Boxに格納する業務に手間を感じていませんか。このプロセスは、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、フォームへの回答内容を基に見積書を自動で作成し、指定したBoxフォルダへ直接格納することが可能になり、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼内容を手作業で見積書に転記している営業担当者の方
- 見積書作成からBoxへの格納までの一連のフローを自動化し、工数を削減したい方
- 属人化しがちな見積書作成業務を標準化し、ミスのない体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書の自動作成とBoxへの格納までを完結できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力内容の間違いやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」を設定し、自動化の対象としたいフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームから取得した回答内容を基に見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBox機能の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを格納したいフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから取得した回答内容を後続のオペレーションで正しく利用するために、各回答項目の値をアウトプットとして設定してください。
- 書類発行の元となるため、Google スプレッドシートで見積書の雛形テンプレートをあらかじめ作成し、準備しておいてください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
Codaを使った便利な自動化例
GoogleフォームやJotformで回答が送信されたら、Codaのテーブルの行を更新したり、行を追加したりできます。
また、特定条件に合う行がCodaで作成されたらDiscordに通知したり、Zoomにミーティングを作成したりするなど、フォーム回答の管理や情報共有を効率化できます。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
Codaで管理しているタスクや情報を、チームで利用しているDiscordへ手作業で共有していませんか？
この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや通知漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Codaで特定の条件を満たす行が作成された際に、Discordへ自動で通知することが可能です。CodaとDiscord間の情報連携を自動化し、重要な更新をチームへ迅速かつ正確に共有する体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaのテーブル更新をトリガーに、Discordへリアルタイムで通知を送信したい方
- CodaとDiscord間の情報共有を手作業で行っており、手間やミスに課題を感じている方
- 特定のタスク追加やステータス更新を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaで条件に合う行が作成されると自動でDiscordに通知されるため、手動での情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された行が特定の条件に合致する場合のみ、後続のアクションに進むようにします。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、条件に合致した行の情報を含んだメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知のトリガーとしたい条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスの行が作成された場合や、特定の担当者が割り当てられた場合など、Codaの列情報をもとに細かく条件を指定できます。
- Discordへ送信するメッセージ内容は自由にカスタマイズ可能です。Codaから取得した行の情報をメッセージに含めることで、通知を受け取ったメンバーが内容をすぐに把握できるよう設定してください。
■注意事項
- CodaとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaの情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Codaのテーブルで行が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理する中で、関連するZoomミーティングを手動で設定するのは手間がかかる作業です。また、情報の転記ミスや作成漏れといった課題も起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、CodaとZoomの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Codaのテーブルに行が追加されるだけで、内容に応じたZoomミーティングが自動で作成され、日々の業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理するタスクやイベントごとに、Zoomミーティングを手作業で作成している方
- CodaとZoom間の情報転記ミスや、ミーティング設定の漏れを防止したいと考えている方
- プロジェクト管理やクライアント対応における、定型的な事務作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaのテーブルに行を追加するだけでZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮できます
- 手動での情報入力が不要になり、ミーティングの日時やトピックの転記ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のドキュメントとテーブルを指定し行の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した行情報からミーティングのトピックや日時などを抽出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Codaのトリガー設定では、連携の対象としたいドキュメントIDやテーブルIDを任意で指定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、Codaから取得したどの情報を抽出対象とするか、また抽出したい項目（例：ミーティング名、議題）も自由に設定できます
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、トピックや開始時刻などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です
■注意事項
Gmailで受信したメール内容を翻訳しCodaのテーブルに行を追加する
試してみる
■概要
海外とのやり取りでGmailに届く外国語のメールを都度翻訳し、その内容をCodaへ手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な業務は、対応に時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、本文を自動で翻訳しCodaのテーブルへ情報を追加します。これにより、GmailとCodaを連携させた情報管理を効率化し、手作業の手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客とGmailでやり取りをし、その内容をCodaで管理している方
- CodaとGmailを連携させ、情報集約のプロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業による翻訳やデータ転記の手間とミスをなくし、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで翻訳からCodaへの記録までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、翻訳漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、受信したメール本文などを翻訳するようにします。
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、翻訳結果などの情報を指定のテーブルに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の翻訳設定では、翻訳の対象とするテキストをメール本文全体や一部など、任意の内容にカスタムできます。
- Codaに行を追加する設定では、対象のドキュメントIDやテーブルIDを任意で指定し、追加する項目も固定値や前段で取得した値を埋め込むなど柔軟な設定が可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Coda、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformで回答が送信されたら、Codaでテーブルに行を追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を、Codaのテーブルに一件ずつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、単純な転記ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると同時に、Codaの指定テーブルへ自動でデータが追加されるため、手作業によるデータ入力の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答を手作業でCodaに入力しているご担当者の方
- フォームからの回答データをリアルタイムでCodaに反映させ、情報共有を円滑にしたいチームの方
- データ入力のミスをなくし、データベースの正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにCodaへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 自動で処理が実行されることで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、取得した回答データを指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Codaでテーブルに行を追加するアクションを設定する際に、データを出力したいドキュメントIDやテーブルIDを任意で設定してください。
■注意事項
・Jotform、CodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Googleフォームで回答が送信されたら、Codaでテーブルの行を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や顧客情報を、Codaのテーブルに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でCodaのテーブル行が更新されるため、こうしたデータ管理の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとCodaを連携させ、データ入力の手間を省きたいと考えている方
- フォーム回答の転記作業における入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 収集したデータをリアルタイムでCodaに反映させ、情報共有を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Codaのテーブル行が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮します。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームとCodaのアカウントをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を検索」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに更新対象の行を特定します。
- 最後に、もう一つのオペレーションでCodaの「テーブルの行を更新」アクションを設定し、検索で見つかった行の情報を新しい回答内容で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームをトリガーとして設定する際、連携の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームから回答が送信された場合のみ、このワークフローが起動するように設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、CodaとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
まとめ
BoxとCodaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたBoxのファイル内容をCodaへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携の途中でエラーが発生した場合、どうやって気づける？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Boxのサブフォルダ内のファイルも連携対象にできる？
A：可能です！「test」というフォルダ内に、「test1」と「test2」というフォルダがある場合、「ステップ3：Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら」の設定で「フォルダのコンテンツID」に、親フォルダである「test」の「コンテンツID」を設定しましょう。
このように設定することで、「test1」と「test2」フォルダにアップロードされたファイルも連携対象になります。
Q：特定のファイル名や拡張子のファイルのみを連携対象にできる？
A：可能です！以下のテンプレートを使用することで実現できます！
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、一件ずつCodaのテーブルに手入力していませんか。このような反復作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、特定条件のファイルがBoxに格納された際に、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Codaのテーブルへ行として追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納される請求書や申込書の内容をCodaで管理している経理や営業事務の方
- BoxとCodaを用いて情報管理をしており、手作業でのデータ転記を効率化したい方
- PDFや画像ファイル内のテキスト情報を、Codaへ正確かつ自動で入力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をきっかけにCodaへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、処理対象としたいファイルの条件（ファイル名に特定のキーワードを含む、特定のファイル形式など）を任意で指定してください。
- Codaに行を追加する設定では、OCRで読み取ったテキスト情報のうち、どのデータをCodaテーブルのどの列に追加するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
「分岐条件」をファイル名が特定の値を含む場合に設定することで、実現できます！
例えば、「名刺」というワードがファイル名に含まれているときにのみフローボットを起動させたい場合は、以下の画像の赤枠に「名刺」と入力しましょう。PDFファイルのみを連携対象にしたい場合は、「.pdf」を赤枠内に入力しましょう。
