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「Boxにアップロードした請求書や契約書の内容を、Codaの管理テーブルに手作業で転記している…」
「ファイルの内容を確認しながらCodaに行を追加していく作業は、時間がかかるし、入力ミスも起こりがち…」
このように、クラウドストレージとドキュメントツール間での手動によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルが追加されるだけで、その内容を自動的に読み取りCodaのテーブルに新しい行として追加してくれる仕組み</span>があれば、こうした定型的な入力作業から解放されます。
ヒューマンエラーの心配なく、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です！
これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとCodaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとCodaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル内容の転記作業などを自動化することが可能になります。
これにより、業務の正確性とスピードを向上させ、より創造的な業務に時間を割けるようになります。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納されたら、その内容をOCR機能で自動的に読み取り、Codaのテーブルに新しい行として追加する連携です。
この自動化は、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ入力や転記作業をなくし、入力ミスを防ぎながら業務を効率化</span>します。
Boxにファイルが格納された際、ファイル名に「請求書」といった特定の文字列が含まれているなど、設定した条件に合致する場合にのみOCRで内容を読み取り、Codaに行を追加する連携です。
この連携は分岐処理を含むパターンであり、<span class="mark-yellow">不要なファイルまで処理してしまうことを防ぎ、特定の業務フローに合わせた、より正確で柔軟な自動化を実現</span>できます。
それでは、さっそく実際にBoxとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとCodaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
CodaとYoomのマイアプリ登録
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択しましょう。
API tokenが生成されました！「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルをアップロードしたいフォルダの準備がまだの方は、Boxに作成しておきましょう。
例として、「Test_0924」というフォルダを準備しました！
「フォルダのコンテンツID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
エラーが表示される場合は、以下を参考にして下さいね。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認して、「次へ」を選択します。
次に進んだら、「フォルダのコンテンツID」に設定したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
今回は「名刺画像.jpg」をアップロードしました！
再度「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
また、「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Boxのフォルダにアップロードされたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「コンテンツID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Boxのフォルダにファイルがアップロードされる度にそのデータを活用ます！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意】
「タイトル」は任意で変更可能です。
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「会社名,姓,名,メールアドレス」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回はデフォルトの項目を抽出するように設定しました！
「使用するAI」と「言語」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「テーブルに行を追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaで行を追加したいテーブルの準備を行いましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて行の項目をカスタマイズしてくださいね！
先ほど設定した「ドキュメントID」と「テーブルID」を候補から選択しましょう。
「レコード情報」を設定しましょう。
Codaで作成したテーブルの列の「列ID」を候補から選択しましょう。
「値」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、OCRで文字が抽出される度にそのデータを活用可能になります！
「+レコード情報を追加」からレコード情報を増やすことができるので、必要に応じて「列ID」と「値」を設定していきましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Codaのテーブルに行が追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はBoxからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Codaで新しいプロジェクトや顧客情報などの行が作成されたタイミングで、関連ドキュメントを保管するためのフォルダをBoxに自動で作成する連携です。
このシンプルな直接連携により、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成の手間を省き、情報の整理整頓を効率化</span>し、必要なファイルに素早くアクセスできる環境を整えます。
Codaで作成された行のステータスが「契約済み」になったり、特定のタグが付与されたりした場合にのみ、Boxに専用のフォルダを自動作成する連携です。
この分岐処理を含むパターンを活用することで、<span class="mark-yellow">必要なタイミングでのみフォルダを作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぎます。</span>
より管理しやすく実用的なファイル管理体制を構築できます。
Yoomでは、BoxとCodaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとCodaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxにファイルがアップロードされたら、そのファイルをSlackに転送したり、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信したりして、チームへの情報共有を自動化できます。
また、アップロードされたファイルのファイル名を自動で変更したり、毎月月初にフォルダを自動作成したりと、Box内のファイル管理を効率化できます。
さらに、Googleフォームの回答内容をもとに見積書を作成し、Boxに自動格納することも可能です。
GoogleフォームやJotformで回答が送信されたら、Codaのテーブルの行を更新したり、行を追加したりできます。
また、特定条件に合う行がCodaで作成されたらDiscordに通知したり、Zoomにミーティングを作成したりするなど、フォーム回答の管理や情報共有を効率化できます。
BoxとCodaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxのファイル内容をCodaへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携の途中でエラーが発生した場合、どうやって気づける？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Boxのサブフォルダ内のファイルも連携対象にできる？
A：可能です！「test」というフォルダ内に、「test1」と「test2」というフォルダがある場合、「ステップ3：Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら」の設定で「フォルダのコンテンツID」に、親フォルダである「test」の「コンテンツID」を設定しましょう。
このように設定することで、「test1」と「test2」フォルダにアップロードされたファイルも連携対象になります。
Q：特定のファイル名や拡張子のファイルのみを連携対象にできる？
A：可能です！以下のテンプレートを使用することで実現できます！
【注意】
「分岐条件」をファイル名が特定の値を含む場合に設定することで、実現できます！
例えば、「名刺」というワードがファイル名に含まれているときにのみフローボットを起動させたい場合は、以下の画像の赤枠に「名刺」と入力しましょう。PDFファイルのみを連携対象にしたい場合は、「.pdf」を赤枠内に入力しましょう。
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