■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録するたびに、関係者へOutlookで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、HubSpotとOutlookを連携させ、会社が作成された際に自動でメール通知を送信します。これにより、手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有の実現をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、新しい会社の情報をOutlookでチームに共有している営業担当者の方
- HubSpotへの登録後、手作業での通知業務に手間や抜け漏れなどの課題を感じている方
- HubSpotとOutlookを連携させて、営業チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに会社情報が追加されると自動で通知が送られるため、Outlookを手動で開いてメールを作成する時間を削減できます
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、関係者への通知が自動で送信されるようになります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知の送信先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。個人のアドレスやチームのメーリングリストなど、運用に合わせて指定してください
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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