Outlookでタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する

■概要

Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
• メールを起点としたタスクをAsanaで管理しており、入力漏れを防ぎたい方
• AsanaとOutlookの連携を通じて、チーム全体のタスク管理を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのタスク作成をトリガーにAsanaへ自動でタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます
• 手作業によるタスクの入力漏れや内容の転記ミスを防ぎ、AsanaとOutlook間での情報連携の正確性を高めることにつながります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookで作成されたタスクの情報を連携させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストIDを任意で指定することが可能です
• Asanaのオペレーション設定では、タスクを追加したいプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定できます

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■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。