■概要
プロジェクトで発生した経費をHarvestに記録した後、どの経費をいつ申請したか分からなくなったり、月末の精算時に慌てて記憶を辿ったりしていませんか。こうした管理の煩雑さは、経費の申請漏れや計上ミスの原因になりがちです。このワークフローは、Harvestに新しいExpenseが記録されると、自動でGoogleカレンダーに予定として登録するため、いつ何に費用を使ったのかをカレンダー上で簡単に振り返ることができます。経費の申請漏れを防ぎ、正確なコスト管理をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 経費の申請漏れや計上忘れをなくし、経理業務を効率化したい方
- カレンダー上で、お金の使い方（Expense）も一元管理したい方
- チームメンバーの経費利用状況を、より手軽に、リアルタイムで把握したい経理担当者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HarvestへのExpense記録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、「いつ、何に、いくら使ったか」を手作業でカレンダーやスプレッドシートに転記する手間を省けます
- 手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経費データを正確に保つことで、経費精算業務の質が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、HarvestとGoogleカレンダーをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHarvestを選択し、「New or Updated Expense」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、Expenseが作成されたのみ分岐するように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成（終日）」アクションを設定します。Harvestから取得した情報を引用して、予定のタイトルや詳細を設定することで登録が自動化されます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Harvestのトリガー設定では、連携対象としたい任意のAccount IDを設定してください
- 分岐機能では、Harvestから取得したプロジェクト名やタスク内容などの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみカレンダーに登録するといったカスタマイズが可能です
- Googleカレンダーに予定を作成する際、Harvestから取得した情報を引用し、予定のタイトルや説明欄などを自由に設定できます
■ 注意事項
- HarvestとGoogleカレンダーのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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