Microsoft Teamsで特定のメッセージを受信したら、Loopsでコンタクトを作成する

‍■概要

Microsoft Teamsでのやり取りの中で発生したタスクや顧客情報を、CRMであるLoopsに都度手作業で入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定のメッセージを受信したことをきっかけに、Loopsへコンタクトを自動で作成できます。teamsとloopsを連携させ、定型業務の自動化を実現することで、より重要な業務への集中を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとLoopsを利用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている営業やCS担当者の方
• teamsでのコミュニケーションから発生するloopsへのコンタクト登録を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定メッセージをトリガーとして、Loopsへのコンタクト情報が自動で登録されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとLoopsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメッセージのみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、Microsoft Teamsのメッセージ本文からLoopsのコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでLoopsの「Create Contact」アクションを設定し、前段で抽出した情報を紐付けてコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのようなメッセージを処理の対象とするか、その条件を任意で設定してください。例えば、「新規」といった特定のキーワードを含むメッセージのみを対象とすることが可能です。
• Loopsでコンタクトを作成する際、登録する項目は自由にカスタマイズできます。前段のAI機能で抽出した情報を各項目に設定したり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。