■概要
日々の業務でGmailに届く特定のメール、例えばお問い合わせや資料請求の通知を、手作業でLoopsの顧客情報に反映していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、LoopsのContact情報を自動で更新できるようになり、これらの課題を解消し、より迅速で正確な顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応とLoopsでの顧客管理の両方を利用し、情報連携に手間を感じている方
- Loopsの顧客情報を常に最新の状態に保ちたいが、手作業での更新漏れや遅延が気になる方
- 特定のメール受信を起点として、顧客へのアプローチやフォローアップを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 「Gmailで特定のメールを受信すると、LoopsのContact情報が自動で更新され、手作業による入力や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力の際に起こりうる、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLoopsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションを選択します。これにより、受信したメールの本文や件名から必要な情報（例：顧客名、連絡先、問い合わせ内容など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでLoopsを選択し、「Update Contact」アクションを設定します。手順3で抽出した情報を元に、該当するLoopsのContact情報を自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとなるメールを特定するためのキーワード（例：件名に含まれる「お問い合わせ」、本文中の特定のフレーズなど）を任意で設定してください。
- テキスト抽出機能の設定では、受信メールのどの部分から、どのような情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するかを、ユーザーのニーズに合わせて細かく指定・カスタムすることが可能です。
- Loopsの「Update Contact」アクションの設定では、テキスト抽出機能で取得した情報を、LoopsのContactのどの項目（例：名前、メールアドレス、カスタムフィールドなど）に反映させるかを具体的に指定・カスタムしてください。
■注意事項
- Gmail、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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