Microsoft SharePointでファイルが作成されたらOCRで読み取り、HubSpotに会社を作成する

■概要

Microsoft SharePointに保存した名刺や書類の情報を、HubSpotへ都度手作業で入力することに手間を感じていませんか。このような反復作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Microsoft SharePointとHubSpotの連携を自動化するものであり、指定のフォルダにファイルが追加されるとOCR機能が内容を読み取り、HubSpotに会社情報を自動で作成するため、データ入力業務の負担を軽減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存した書類の情報を、HubSpotへ手入力している営業担当者の方
• HubSpotとMicrosoft SharePointを連携させて、顧客情報管理の効率化を目指しているチームリーダーの方
• 紙媒体からのデータ入力を自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルがアップロードされると、HubSpotへ自動で会社情報が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業での転記による入力間違いや登録漏れを防ぎ、OCRによる読み取りで正確なデータをHubSpotに登録できるため、データ品質の維持に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を定めます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。
5. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、HubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しい会社データを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定において、自動化の対象とするサイトIDとフォルダIDを、ユーザー自身の環境に合わせて任意で設定してください。

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■注意事項

• Microsoft SharePoint、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください