■概要
Boxに保管した契約書や議事録の情報を、都度手作業でNotionに転記していませんか。ファイルの内容を確認し、要点をまとめて入力する作業は、時間もかかりヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、BoxとNotionを連携させ、ファイルが格納されると自動でOCRが文字情報を読み取り、AIが要約してNotionのデータベースへ追加します。BoxとNotion間での煩雑な手作業から解放され、重要な情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納したファイル情報をNotionで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- 議事録や契約書などの要点をNotionに集約し、ナレッジ共有を効率化したいと考えている方
- BoxとNotionの連携を自動化し、情報管理の工数を削減したいチームのリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りからNotionへの追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します
- 手作業での転記に伴う入力ミスや確認漏れを防ぎ、Notionで管理する情報の正確性を高めることで、信頼性の高いデータベースを構築できます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- さらに、AI機能の「要約する」アクションで、抽出したテキストを要約します
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果などをNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、本ワークフローを起動させる対象のフォルダを任意で指定してください
- AI機能で要約するアクションでは、出力したい文字数や「箇条書きで」といった要約の形式を任意に設定することが可能です
- Notionへレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースや、どのプロパティにどの情報（要約内容、ファイル名、格納先のURLなど）を格納するかを任意で設定してください
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
